Datenschutzinformation Hemmoor Zement

Datenschutzinformation

Im Folgenden werden die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) im Zusammenhang mit der Durchführung von Hauptversammlungen der Hemmoor Zement Aktiengesellschaft I.A. zusammengefasst

1.    Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung
Hemmoor Zement Aktiengesellschaft i.A. („Gesellschaft“)
Troplowitzstr. 5
22529 Hamburg
Telefon: 040/360 02-0 
Fax: 040/ 360 02-321

Nach den gesetzlichen Vorschriften besteht keine Verpflichtung, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. 

2.    Welche Daten werden verarbeitet?
a.    Verarbeitete Datenkategorien 
Im Zusammenhang mit der Durchführung einer Hauptversammlung verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten: Vorname, Nachname, Wohnort bzw. Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte im Falle einer Präsenz-Hauptversammlung; ggf. Name und Anschrift bevollmächtigter Aktionärsvertreter sowie ggf. Gäste und Pressevertreter. 

Zudem verarbeitet die Gesellschaft Daten, die die Aktionäre freiwillig angeben, wie etwa Inhalte ggf. von Ihnen gemachten Angaben einschließlich Inhalte gestellter Anträge, Fragen und Widersprüche.

b.    Datenquellen
Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten in der Regel unmittelbar von Ihnen, insbesondere wenn Sie sich persönlich für die Hauptversammlung anmelden, Fragen einreichen, an der Hauptversammlung teilnehmen bzw. teilhaben oder Ihre Aktionärsrechte ausüben sowie im Falle einer Vollmachts- und Weisungserteilung.

Auch wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten wie Anmeldedaten nicht selbst im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben haben, können wir diese u.U. von depotführenden Banken erhalten. Wenn Sie als Bevollmächtigter an der (virtuellen) Hauptversammlung teilnehmen bzw. teilhaben, erhalten wir Anmeldeinformationen und weitere Angaben über Sie gegebenenfalls von dem Aktionär, den Sie vertreten.

3.    Für welche Zwecke werden die Daten verarbeitet? Was ist die Rechtsgrundlage
a.    Zwecke der Verarbeitung 
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken, v.a. verschiedene Vorgänge im Zusammenhang mit der Durchführung von Hauptversammlungen sowie – soweit rechtlich zulässig – die Kommunikation mit den Aktionären. Insbesondere erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Abstimmung gemäß der Tagesordnung, Erstellen von Teilnehmerverzeichnissen) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.

Außerhalb der Hauptversammlung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. zu Zwecken, die mit den vorgenannten Zwecken vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, die Anzahl der Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre). Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, soweit diese anwendbar sind. Schließlich verarbeiten wir ggf. Ihre personenbezogenen Daten, wenn und soweit dies zur Ausübung und Verteidigung unserer Rechte erforderlich ist, z.B. zur Verteidigung gegen Aktionärsklagen und -forderungen.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen vorstehend nicht genannten Zweck verarbeiten, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren.

b.    Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:
Die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten zwecks Durchführung der Hauptversammlung erfolgt aufgrund der Regelungen des Aktiengesetzes in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) und Art. 6 Abs. 1 lit. f), ggf. i.V.m. Abs. 4 DS-GVO. Eine ordnungsgemäße Anmeldung erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Die Verwirklichung der vorstehend genannten Zwecke, insbesondere die Vorbereitung, geordnete Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung, stellt zudem ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO dar.

Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter stützen wir auf unsere rechtliche Verpflichtung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO, die Vollmachtserteilung von der Gesellschaft nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 Satz 5 AktG). 

Rechtsgrundlage für sonstige Datenverarbeitungen ist die Wahrung der nachfolgend genannten berechtigten Interessen der Hemmoor Zement Aktiengesellschaft i.A oder eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO. Von der Gesellschaft verfolgte berechtigte Interessen. In Einzelfällen kann die Gesellschaft Ihre Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeiten. Zum Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen siehe unten Ziff. 6.

4.    An welche Kategorien von Empfängern werden personenbezogene Daten weitergegeben?

•    Dienstleister
Die Gesellschaft beauftragt anlässlich der Hauptversammlung verschiedene Dienstleister zur Durchführung der Hauptversammlung. Dies sind bspw. Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen etc.) oder Unternehmen, die bei der Durchführung der Hauptversammlung unterstützen. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die eingesetzten Dienstleister sind durch Vereinbarungen zur und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. 

•    Andere Aktionäre und Teilnehmer an der Hauptversammlung
Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, sind wir nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet, Sie unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienanzahl und der Besitzart in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von Hauptversammlungsteilnehmern bzw. anderen Aktionären während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG). 

•    Veröffentlichungen
Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden (§ 122 Abs. 2 AktG), wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Sollten Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären eingereicht werden, wird die Gesellschaft diese gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs veröffentlichen (§§ 126 Abs. 1, 127 AktG). 

•    Behörden und andere Empfänger    
Wir können verpflichtet sein, personenbezogene Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. bei Stimmrechtsmitteilungen). 

•    Internationale Datentransfers: 
Derzeit sind keine Datenübermittlungen in Drittländer außerhalb der EU/ des EWR geplant, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau aus Sicht des EU-Datenschutzrechts gilt.

5.    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die hierin genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn gesetzliche Nachweis- und/oder Auf-bewahrungspflichten nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer (vorbehaltlich spezieller rechtlicher Anforderungen) regelmäßig bis zu drei Jahre. 

Soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten anwendbar sein sollten, müssen die Daten regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahrt werden.

Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden, erforderlich ist (gesetzliche Verjährungsfristen von bis zu dreißig Jahren). 

6.    Welche Rechte haben Sie nach dem Datenschutzrecht?
Sie können unter der oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
Daneben haben Sie das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO) sowie Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (Art. 18 DS-GVO) und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Art. 20 DS-GVO

Gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO haben Sie zudem das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten einzulegen: Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, falls wir nicht nachweisen können, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Sie können Ihre vorstehenden Rechte geltend machen, indem Sie uns wie folgt kontaktieren: Hemmoor Zement Aktiengesellschaft i.A., Bereich Datenschutz, Troplowitzstraße 5, 22529 Hamburg.

Zudem besteht gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für die Gesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: 
Hamburgische Beauftragte für den Datenschutz, Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG, 20459 Hamburg, Telefon: 040/428 54 - 4040 E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Stand der Informationen in diesem Dokument: Mai 2023